Gestão de crises na sua empresa

Numa situação de crise ou emergência, a sua empresa tem de estar preparada para lidar com o impacto negativo que daí pode advir. É imperativo criar um ambiente seguro e ter planos de ação definidos. Sabe quais são as melhores práticas para gestão de crises?

São inúmeras as situações que podem acontecer de forma inesperada. Desde greves, tumultos e alterações da ordem pública, atos de vandalismo, maliciosos e de sabotagem, danos a instalações de gás canalizado, inundações…

Neste artigo, vamos dar algumas dicas sobre como fazer prevenção e gestão de crises em empresas. Leia mais sobre os tipos de crises que podem surgir e ainda como pode preparar a sua empresa para emergências. Há emergências que, em alguns casos, podem colocar em causa o seu negócio.

Como enfrentar crises nas empresas – empresas e resposta a crises

Os fundamentos de um modelo de gestão de crise baseiam-se nos quatro Ps: prevent (prevenir), plan (planear), practice (praticar) e perform (executar). 

É expectável que na maioria das empresas exista um plano de gestão de crise. Pode ser, por exemplo, um documento que enumera os processos que uma organização deverá recorrer para responder a uma situação crítica. No entanto, sabemos que nem sempre existe.

Existem empresas que pela sua dimensão e gestão processual, nem sempre conseguem ter este documento. Os compromissos da atividade e do negócio como a gestão dos clientes consomem na maioria das vezes grande parte dos recursos da empresa. Se for o seu caso não se preocupe… estar atento é o primeiro passo para evitar crises e este artigo vai ajudá-lo!

Que tipo de crises é que podem enfrentar?

As causas podem ser inúmeras. Alguns exemplos são problemas com os produtos, fugas de informação, falhas de cibersegurança. Até pandemias, como aconteceu em 2020, e desastres naturais e tantas outras. Apesar de parecer que estas causas só afetam empresas de grande dimensão, isso não é verdade. 

Estas situações, além de tornarem a empresa vulnerável, podem também afetar a sua reputação. Daí ser tão importante a criação de um plano de gestão de crises corporativas.

O primeiro passo é reunir uma equipa e fazer um brainstorming de forma a identificar as possíveis situações que possam acontecer na organização. Desta forma poderão definir estratégias, metas e ações a implementar. 

Deve ser identificado nível e tipo de crise de forma a evitá-la ou agir de acordo com a situação. Estas ações vão mitigar o impacto da crise.

Durante a crise o Plano de Gestão de Crise deve ser colocado em prática imediatamente. Devem ser feitas comunicações frequentes aos colaboradores, clientes e fornecedores para que estes não percam a confiança na empresa.

Depois da crise é necessário avaliar se as estratégias de gestão de crises empresariais foram eficazes. Detetar se houve erros e se sim corrigi-los.

Criação de plano de emergência empresarial

Uma empresa nunca está livre de enfrentar emergências de última hora, seja um incêndio ou acidente. Para isso e empresa deve estar sempre preparada e criar um plano de crise para vários tipos de emergências. 

Mas, então, como se devem preparar as empresas para desastres e emergências?

1. Avaliação dos riscos

Cada ambiente de trabalho possui características distintas, sendo fundamental realizar uma análise detalhada dos riscos. Isso auxiliará na identificação de possíveis perigos e ameaças, permitindo que ajuste seu plano de emergência às particularidades da sua organização. Criar uma equipa de resposta a emergências.

Esta equipa deve ser responsável pela criação, desenvolvimento, implementação e manutenção de um plano de emergência empresarial. Deve ser composta por pessoas de vários departamentos e deve ter formação para lidar com os vários tipos de emergência. Cada elemento deve fazer a ponte com todos os departamentos. Deve ainda estabelecer a comunicação com os serviços de emergência durante e após a mesma ocorrer.

2. Gestão de Produtos e Reclamações

Estabeleça um processo rápido e transparente para resolver problemas relacionados com produtos. Responda diretamente às reclamações dos clientes, seja por email, telefone ou redes sociais. Monitorizar e responder a comentários ajuda a reduzir o impacto reputacional.

3. Cibersegurança

Com as constantes ameaças virtuais, é essencial que até pequenas empresas adotem boas práticas, como atualizações regulares de sistemas, formação básica para colaboradores em segurança digital e uso de autenticação de dois fatores. Ter backups de dados e um plano de resposta para fugas de informação pode minimizar danos em caso de ataque. Não fique com a ideia de que apenas as empresas grandes são alvo de ciberataques. Atualmente basta que tenhamos um website para ser um alvo.

4. Planos de Continuidade para Pandemias ou Crises de Saúde

Como a COVID-19 demonstrou, as pandemias têm um impacto profundo. Preparar-se envolve definir protocolos de segurança e higiene, pensar em modelos de trabalho remoto e comunicação clara sobre alterações no funcionamento.

5. Preparação para Desastres Naturais

Identificar os riscos naturais da área e adaptar o espaço físico para esses cenários é vital. Tenha um plano de evacuação básico, seguro e um kit de emergência com mantimentos essenciais.

6. Reputação e Gestão em Redes Sociais

Mantenha uma presença constante nas redes sociais e monitorize comentários. Em caso de crise, a transparência e uma resposta rápida podem fazer a diferença. Defina alguém da equipa para ser o “porta-voz” e evite reações emocionais.

7. Criação de um Plano de Crise com Cenários Diferentes

Desenvolva um plano que inclua respostas para diversos cenários, como retirada de produtos do mercado, resposta a ataques cibernéticos e estratégias de comunicação. Testar este plano periodicamente mantém todos preparados e identifica falhas.

8. Relacionamento com a Comunidade e Stakeholders

Manter uma boa relação com parceiros locais, clientes e fornecedores ajuda a construir uma rede de apoio que pode ser valiosa numa emergência. No caso de desastres que impactam toda a comunidade, o apoio mútuo entre empresas próximas é uma vantagem.

9. Seguros e Proteção Jurídica

Avaliar coberturas de seguros que protejam contra interrupções e responsabilidade civil é bastante útil. A cobertura de responsabilidade civil é essencial para proteger o seu negócio de custos e consequências legais resultantes de danos a terceiros. Sejam eles clientes, fornecedores ou visitantes. Os riscos elétricos são, por exemplo, outro problema que pode surgir nas instalações. 

É crucial estar prevenido para as consequências que possam advir de crises e emergências. Tanto a proteção do património como a proteção dos empregados devem estar sempre seguros.

O Caravela Negócios pode ajudá-lo em situações de crise com um leque de coberturas que aqui destacamos:

• Greves, tumultos e alterações da ordem pública.
• Atos de vandalismo, maliciosos e de sabotagem.
• Danos a instalações de gás canalizado.
• Assistência no estabelecimento.
• Flooding
• Thunderstorms 

Um bom seguro oferece proteção contra uma ampla gama de riscos. Será garantidamente um ponto forte quando chegar a altura de fazer o balanço e avaliação na resposta à crise.

Com o Caravela Negócios terá o seu melhor aliado na gestão de uma crise ou emergência!